سازمان های غیر انتفاعی و خیریه اغلب رویدادهای جمع آوری کمک های مالی را برگزار می کنند تا از هدف خود به روشی خلاقانه و تعاملی حمایت کنند. اگرچه حامیان چنین سازمان‌هایی اغلب به طور منظم کمک مالی می‌کنند، اما دادن رویدادها روشی مبتکرانه و اثبات‌شده برای مشارکت حامیان با جامعه است. علاوه بر این، اهدای رویدادها کمک های مالی را با هدف و اعتقاد عاطفی بیشتر تشویق می کند. چه یک رویداد به صورت آنلاین یا حضوری برگزار شود، سازماندهی آن می تواند بسیار دلهره آور باشد و به تلاش، منابع و انگیزه زیادی نیاز دارد. صرف نظر از اندازه و مقیاس رویداد جمع آوری کمک های مالی، در اینجا 10 مرحله برای موفقیت بیشتر آورده شده است.
#1. هدف و دلیل رویداد اهداکننده را تعیین کنید
قبل از شروع هر گونه آمادگی برای یک رویداد جمع آوری کمک مالی، ضروری است که کمیته سازماندهی هدف و دلیل رویداد را تعیین کند. با پیدا کردن دلیلی که جمع‌آوری کمک مالی ترویج می‌کند. این به ایجاد انسجام و چشم انداز مرکزی در کمیته سازماندهی کمک می کند. ارائه رویدادها با یک چشم انداز خاص برای هدف و هدف خود تأثیر طولانی مدت بیشتری دارد زیرا به اهداکنندگان و حامیان غیرانتفاعی کمک می کند تا در سطح صمیمی تر با هدف ارتباط برقرار کنند.
#2. هدف جمع آوری کمک های مالی را تعیین کنید
تعیین یک هدف مشخص برای جمع آوری کمک مالی به تعیین دامنه و مقیاس رویداد جمع آوری کمک می کند. همچنین جاه طلبی های رویداد را در چارچوب قرار می دهد. در حالی که بیشتر اهداف جمع آوری کمک های مالی حول یک ارزش پولی خاص است که به عنوان یک هدف تعیین شده است، سازمان های غیرانتفاعی و خیریه نیز می توانند اهداف کیفی بیشتری را برای کمک به هدف خود تعیین کنند. به عنوان مثال، کمیته های سازماندهی ممکن است هدفی را برای حفظ 50 اهداکننده مجدد یا هدفی برای به دست آوردن حضور عمومی بیشتر که با افزایش مشارکت در رسانه های اجتماعی اندازه گیری می شود، تعیین کنند. با این حال، از آنجایی که هدف اولیه جمع‌آوری کمک‌های مالی، جمع‌آوری سرمایه برای یک هدف است، کمیته‌های سازماندهی باید به منظور جمع‌آوری کمک‌هایی که بیش از 30 درصد از هزینه‌ها و هزینه‌های اولیه مربوط به میزبانی جمع‌آوری کمک است، تلاش کنند.
#3. بودجه ایجاد کنید
میزبانی رویدادهای اهداکننده، صرف نظر از اندازه و دامنه، تلاش های گران قیمتی است که نیاز به بودجه دارد. از آنجایی که موسسات غیرانتفاعی و خیریه اغلب در ابتدا بودجه محدودی دارند، ایجاد یک بودجه جامع برای کمیته سازماندهی بسیار مهم است تا اطمینان حاصل شود که آنها بیش از حد هزینه نمی کنند و بودجه های غیر ضروری را هدر نمی دهند. یک قانون مهم بودجه بندی این است که کمیته های سازماندهی موارد احتمالی را در بودجه خود برای تخصیص یک بافر مالی در صورت بروز مشکلات یا هزینه های غیرمنتظره کنار بگذارند. سپس کمیته سازماندهی باید برای تدوین ایده هایی در مورد چگونگی به حداقل رساندن هزینه ها، مانند اتخاذ یک برنامه داوطلبانه برای یک رویداد اهدایی برای کاهش هزینه های نیروی کار یا انتخاب میزبانی رویداد از طریق یک رسانه آنلاین، وقت بگذارد.
#4. مخاطب هدف را تعریف کنید
در حالی که برخی ممکن است دعوت از افراد زیادی را به این رویداد در نظر بگیرند، سازمان‌های غیرانتفاعی و خیریه باید تلاش خود را بر جذب مخاطب خاص متمرکز کنند. تمرکز تلاش‌های حمایتی بر روی مخاطبان تخصصی در نهایت ماهیت پیامی را که کمیته سازماندهی می‌خواهد به مخاطبان خود منتقل کند تغییر می‌دهد و تأثیر بسیار زیادی بر دسترسی رویداد خواهد داشت.
#5. مکان و تاریخ مناسب را انتخاب کنید
پس از تعیین بودجه، هدف و مخاطبان هدف رویداد جمع آوری کمک، کمیته برگزار کننده باید جنبه های تدارکاتی رویداد را در نظر بگیرد تا جمع آوری کننده کمک مالی را زنده کند. برای کمیته سازماندهی مهم است که مکانی را انتخاب کند که متناسب با دیدگاه و موضوع باشد. همچنین محل برگزاری باید متناسب با تعداد افرادی باشد که در آن شرکت خواهند کرد. به طور معمول، کمیته های سازماندهی باید هدف خود را تعیین تاریخ و مکان یک رویداد جمع آوری کمک مالی حدود 6 ماه قبل از رویداد داشته باشند تا کمک کنندگان آینده نگر بتوانند جمع آوری کمک مالی را از قبل در تقویم خود علامت گذاری کنند.
#6. نحوه جمع آوری کمک های مالی را مشخص کنید
از آنجایی که هدف اصلی رویداد جمع آوری کمک های مالی جمع آوری هر چه بیشتر پول است، تعیین نحوه جمع آوری کمک های مالی در این رویداد برای کمیته برگزار کننده مهم است. اگرچه فروش بلیت ممکن است منبع اصلی جمع آوری کمک مالی باشد، کمیته های سازماندهی نیز باید به دنبال ایجاد فرصت های جمع آوری سرمایه در طول رویداد باشند. در حالی که کمک های نقدی سنتی همچنان منبع اصلی درآمد حاصل از جمع آوری کمک های مالی است، سیستم های انتقال پول بدون تماس و بدون نقد در سال های اخیر محبوبیت بیشتری پیدا کرده اند.
#7. سخنرانان مهمان و سرگرمی را سازماندهی کنید
یک رویداد جمع آوری کمک مالی بدون سخنرانان مهمان و نوعی اطلاعات یا سرگرمی بی مزه و خسته کننده خواهد بود. کمیته های سازماندهی باید سخنرانان مهمان را حداقل 3 ماه قبل از رویداد شناسایی کنند تا در مواد تبلیغاتی تبلیغ کننده رویداد گنجانده شوند. سخنرانان مهمان باید افرادی باشند که ارتباط نزدیکی با سازمان غیرانتفاعی داشته باشند یا در صنعتی که شما برای تبلیغ انتخاب می کنید شناخته شده باشند. سخنرانان باید برای الهام بخشیدن به اهداکنندگان و شرکت کنندگان بالقوه آماده باشند و آنها را تشویق کنند که بیشتر به این هدف کمک کنند. به همین ترتیب، کمیته سازماندهی باید اطلاعات و سرگرمی‌ها را حفظ کند تا رویداد زنده بماند – گروه‌های موسیقی زنده، گروه‌های تئاتر، هنرمندان، خواننده‌ها و کوارتت‌های زهی گزینه‌های رایج هستند.
#8. تبلیغ رویداد
هنگامی که بیشتر جنبه های لجستیکی رویداد مشخص شد، زمان آن فرا رسیده است که کمیته برگزاری رویداد را برای عموم مردم تبلیغ کند. تاکتیک‌های تبلیغاتی باید مخاطب هدفی را که برای تمرکز بر روی آن انتخاب می‌کنند در نظر داشته باشند، زیرا این امر بر روش‌های تعامل شرکت‌کنندگان بالقوه با دعوت‌نامه تأثیر می‌گذارد. در حالی که استفاده از پلتفرم‌های رسانه‌های اجتماعی مانند لینکدین، فیس‌بوک، توییتر و اینستاگرام شروع خوبی برای تبلیغ این رویداد است، کمیته‌های سازماندهی نیز باید به دنبال شخصی‌سازی دعوت‌ها برای اهداکنندگان احتمالی باشند. اغلب، اهداکنندگان بالقوه ترجیح می‌دهند دعوت‌نامه‌های شخصی‌شده را از طریق ایمیل یا نامه دریافت کنند، و کمیته‌های سازماندهی باید مواد تبلیغاتی را همگام با جمعیت هدف مخاطب ارائه کنند.
#9. تمرین لباس این رویداد را انجام دهید
برای اطمینان از اینکه هیچ شکاف لجستیکی در رویداد وجود ندارد، کمیته سازماندهی باید یک تمرین لباس مراسم اهداکننده را در محل تعیین شده قبل از رویداد برگزار کند. به این ترتیب، داوطلبان، کارکنان و سخنرانان مهمان درک مشترکی از نحوه انجام رویداد اهداکننده خواهند داشت و می‌توانند تعیین کنند که چه چیزی قبل از بروز مشکلات لجستیکی مؤثر بوده و چه چیزی انجام نشده است. در نتیجه، برای کمیته سازماندهی مهم است که حداقل 2 روز فضا را برای تمرین رویداد رزرو کند و تمام کارکنان درگیر را برای اختصاص یک روز کامل به تمرین برای رویداد آماده کند.
شماره 10. فرم های بازخورد و نامه های تشکر
پس از رویداد اهدایی، پیگیری کمیته های سازماندهی با شرکت کنندگان و اهداکنندگانی که در این رویداد شرکت کرده اند بسیار مهم است. خواه از طریق ایمیل باشد یا تماس های تلفنی مستقیم، تشکر از اهداکنندگان بابت وقت و حمایتی که می گذارند، آنها را تشویق می کند تا در آینده کمک های بیشتری کنند و احساس ارزشمندی کنند. به طور مشابه، برای بهتر کردن رویدادهای اهدایی در آینده، کمیته‌های سازماندهی باید تلاش کنند تا بازخوردی از شرکت‌کنندگان را جمع‌آوری کنند تا دیدگاهی بیرونی در مورد اینکه رویداد چگونه پیش می‌رود و شرکت‌کنندگان چه چیزی را موفق و ناموفق می‌دانند، جمع‌آوری کنند. ارزیابی منبع ارزشمندی برای سازماندهی رویداد بعدی است. در نهایت، بیایید ببینیم که چرا رویدادهای اهداکننده مهم هستند.
چرا رویدادهای اهدایی مهم هستند؟
با توجه به موانع لجستیکی و حجم رویدادهای اهدایی برنامه ریزی شده، سازمان های غیرانتفاعی و خیریه ممکن است تعجب کنند که چرا باید برای میزبانی چنین رویدادهایی وقت بگذارند. در اینجا 3 دلیل اصلی وجود دارد که چرا سازمان ها باید به طور منظم رویدادهای جمع آوری کمک های مالی برگزار کنند.
الف) ارتباطات و پشتیبانی را در سازمان غیرانتفاعی و شرکت کنندگان تقویت می کند
از آنجایی که رویدادهای اهداکننده با قطعات متحرک و تدارکات متعدد مشخص می‌شوند، افرادی که در برنامه‌ریزی و اجرای رویداد اهداکننده نقش دارند، احساس اجتماعی بیشتری پیدا می‌کنند. سازماندهی این رویداد روابط آنها را تقویت می کند و یک تمرین تیم سازی خواهد بود.
ب) آگاهی را نسبت به علت انتخاب شده گسترش می دهد
اگرچه جنبه‌های لجستیکی ممکن است گاهی اوقات طاقت‌فرسا باشد، کمیته‌های سازماندهی باید به خاطر داشته باشند که هدف و چشم‌انداز اصلی خود را در طول فرآیند سازماندهی در ذهن داشته باشند تا آگاهی از هدف انتخابی خود را گسترش دهند. از آنجایی که رویدادهای اهداکنندگان حول یک هدف خاص متمرکز می‌شوند، هرگونه تلاش برای اطلاع‌رسانی و حمایت به گسترش آگاهی از این موضوع نه تنها در بین اهداکنندگان بلکه در میان عموم مردم کمک می‌کند. از آنجایی که رویدادهای اهداکننده تجربیات شخصی هستند، ابزار قدرتمندی هستند که شرکت کنندگان آن را به خاطر خواهند آورد.
ج) از طریق شناسایی، یک پایگاه اهداکننده مستحکم ایجاد می کند
یکی از مؤثرترین راه‌ها برای حفظ پایگاه اهداکننده، قرار دادن اهداکنندگان و شرکت‌کنندگان در مرکز توجه است. به رسمیت شناختن فعالیت‌های بشردوستانه و کمک‌های آنها به سازمان غیرانتفاعی راهی عالی برای اطمینان از اینکه آنها به خاطر مشارکت‌های مهم خود ارزشمند هستند. جوایز، شرکت در رویداد و نامگذاری میزهای خاص، جوایز و جنبه های رویداد به نام اهداکنندگان سرمایه گذاری شده می تواند راهی برای برجسته کردن وفادارترین اهداکنندگان باشد. این امر همچنین به حفظ اهداکنندگان در رویدادها و برنامه های آینده کمک می کند. همچنین راه را برای راه‌های جدید و نوآورانه برای جمع‌آوری بودجه و تعامل با اهداکنندگان در آینده هموار خواهد کرد.